三度の飯もエクセルも好きな男。
こどもてんちょーです。
前回の記事では、関数ってなんぞ？というお話をしました！！
前回記事はこちら▼
エクセルの関数は約５００種類もあって、よほどの関数バカでない限り全部覚えてなんかいられません。
当然僕も覚えてませんし、100種類ですら「ちゃんと覚えてる！」って人を見たことありません。
つまり関数は、使用頻度の高いものだけ覚えればいいんです。
IT企業と製造メーカーでの事務職経験、個人事業として企業のデータ入力や編集をしている私が、自分の経験の中で最も使用頻度の高かったエクセル関数を１０種類選抜してご紹介します。
１．数字の合計を出したい【SUM関数】
SUM関数は、指定したセルの数字を合計する関数です。
例えば、A1からA10までの数字を合計したいときは・・・
=SUM(A1:A10)
となります。
「A1:A10」というのは「A1からA10まで」という意味です。
もちろん飛び石のように（断続的に）指定することもできます。
=SUM(A1,B2,C1:C3)
飛び石で指定する場合は「,（コンマ）」で区切って指定します。
この場合ですと、A1とB2とC1～C3までの合計が表示されます。
超頻出の基本関数ですので、調べなくても使えるように覚えておくといいですね！
２．平均点を出したい【AVERAGE関数】
AVERAGE関数は、選択したセルの平均値を出す関数です。
テスト結果の平均点を出すときなんかに使えますね。
例えば、A1からA10までの平均点を出したいときは・・・
=AVERAGE(A1:A10)
となります。
SUM関数と同じで、飛び石で指定することもできますよ！
３．何個あるか数えたい【COUNT関数】
COUNT関数は、指定した範囲の数字が入っているセルの数を数えます。
例えば、A1からA10までの数字の数を数えたいときは・・・
=COUNT(A1:A10)
となります。
ここで注意すべきは、数字のセルのみを数えるという事です。
なので、「あいう」とか「ABC」とか文字が入ってるセルはカウントしてもらえません。
文字のセルを数える場合は、COUNTA関数を使いましょう。
４．〇〇だけ合計したい【SUMIF関数】
指定した条件に当てはまるセルのみ合計をする関数です。
例えば、テストの点数一覧があったとして、男性だけの合計点が知りたいときなんかに使います。
使い方は、A1からA10に性別の情報が入っていて、B1～B10に点数が入っているとすると、
=SUMIF(A1:A10,"男性",B1:B10)
となります。
「SUMIF」のIFは、日本語に訳すと「もし～ならば」です。
つまり「SUMIF」は、「もし～ならばSUM関数を使います」って意味なんですね。
５．〇〇だけ数えたい【COUNTIF関数】
指定した条件に当てはまるセルのみ数える関数です。
例えば、社員名簿の中から女性社員人数を数える場合などに使います。
使い方は、A1からA10に性別の情報が入っているとすると、
=COUNTIF(A1:A10,"女性")
となります。
「COUNTIF」のIFは、日本語に訳すと「もし～ならば」です。
つまり「COUNTIF」は、「もし～ならばCOUNT関数を使います」って意味なんですね。
６．条件によって違うことをしたい【IF関数】
さきほどまでの、SUMIF関数やCOUNTIF関数の親玉みたいなやつです。
指定した条件を満たすか満たさないかで、処理を変える事のできる関数です。
例えば、テストの点数が71点以上なら合格、70点以下なら不合格と表示させたいときなんかに使えます。
使い方は、「条件」と「満たした時に出すもの」と「満たさなかった時に出すもの」を関数に入れます。
先ほどのテストの例でいくと・・・
——————
条件：テストの点数が71点以上
満たした時：合格と表示
満たさなかった時：不合格と表示
——————
となります。
テストの点数がA1に入っている場合は、下記のような書き方になります。
=IF(A1>=71,"合格","不合格")
「A1>=71」というのは、「A1に入ってる数字が71以上」という意味ですね。
ややこしいかもしれませんが、このIF関数があるおかけで、複雑な処理も可能になります。
エクセルでステップアップを考えているなら、しっかりと覚えましょう！！
７．四捨五入したい【ROUND関数】
四捨五入をしてくれる関数です。
平均点を出した時、たくさんデータを集めて概算値を出す時などなど、四捨五入をする機会は案外とあります。
ROUND関数では、①四捨五入したい数値と②四捨五入する桁数を関数に入力します。
例えば、A１に132.56という数値が入っているとして、
=ROUND(A1,0)
で四捨五入を行うと、133が表示されます。
②の四捨五入する桁数は、下記のように指定できます。
0・・・小数第１位を四捨五入
1・・・小数第2位を四捨五入
2・・・小数第3位を四捨五入
-1・・・一の位を四捨五入
-2・・・十の位を四捨五入
つまり、
=ROUND(A1,1)
とすれば、132.6が表示されます。
=ROUND(A1,-1)
とすれば、130が表示されます。
８．条件にあてはまるものだけ見たい【VLOOKUP関数】
ある範囲内から指定した値を検索をしてきてくれる関数です。
例えば、1000人分の人の名前と年齢が書いてあるリストがあるとして、「山田太郎」さんって何歳だっけ？となった時に、1件ずつデータを見ていくのは大変ですよね。
そんなときにこのVLOOKUP関数を使えば、データが多くても瞬時に探し出してこれます。
この関数を使うには、①検索したい値、②検索したい範囲、③表示する列番号、④検索する方法を指定する必要があります。
上の例で行くと、
=VLOOKUP("山田太郎",A1:B1000,2,FALSE)
となります。
VLOOKUP関数は少し難しいので、後日詳しい記事を作成します！
暫くお待ちください。
９．今日の日付を自動で出したい【TODAY関数】
TODAY関数は、今日の日付を表示する関数です。
常に最新の日付を表示させておきたい場合などに使えますね。
ただ、常に本日日付を自動で表示するので、一度提出したレポートの内容を再編集しようとすると日付も自動で更新されてしまいますので、注意が必要です。
使い方は簡単で、
=TODAY()
だけです。
今までみたいに（ ）の中に、セル番号などを入れる必要はありません。
何も入れなくていい、お手軽な関数なので覚えやすいですね！
１０．今の年齢が知りたい【DATEDIF関数】
デイトディフと読みます。
「DATEDIF」のDIFは、differenceのことで「差異」という意味ですね。
２つ日付の差を求めることができます。
実はエクセルって、日付（yyyy/mm/dd）をそのまま引き算することはできないんです。
そんなときにこの関数を使います。
関数内に、①開始日、②終了日、③単位を入力することで差異を算出します。
③の単位では、年・月・日のどの単位で差異を出すか指定します。
例えば、1999年1月1日から2018年1月1日まで何年あるかを求める場合は、
=DATEDIF("1999/1/1","2018/1/1","Y")
で求めることができ、19と表示されます。
つまり1999年1月1日から2018年1月1日までで19年経ったという事ですね！
同じように、
=DATEDIF("1999/1/1","2018/1/1","M")
と書くと、228と表示されます。
つまり1999年1月1日から2018年1月1日までで228ヶ月経ったという事です！
まとめ
今回まとめたのは、初歩～中級レベルでありながらも、事務作業では頻出するものばかりです。
これから社会人になる方はもちろん、事務作業めんどくせー！と思っている人もぜひぜひ使ってください！
驚くほどエクセルのスピードが上がりますよー！
